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Hausverwaltung & Vermietung
Die Verwaltung, die sich selbst abarbeitet
Mieteranfragen, Schadensmeldungen und Wiedervermietung laufen automatisiert und KI-gestützt, damit Ihr Team an Objekten arbeitet statt an der Mailbox.
30-40 %
der Routineanfragen ohne Team-Zeit erledigt
Close CRM
Make
n8n
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Problem
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Typische Probleme in Ihrer Branche
PROBLEM #01
OFFEN
Schadensmeldungen landen im selben Postfach wie die Frage nach dem Müllabfuhrtermin. Alles gleich dringlich, nichts priorisiert, nichts sauber nachverfolgt.
Anfragen ungefiltert
PROBLEM #02
OFFEN
Anrufen, warten, nachfassen, dokumentieren. Die Koordination bindet täglich mehrere Mitarbeitende in Routine, die keine Wertschöpfung ist.
Handwerker komplett von Hand
PROBLEM #03
OFFEN
Jede Wiedervermietung dauert zu lange. Bei 900 EUR Kaltmiete kostet jeder zusätzliche Leerstandstag rund 30 EUR pro Einheit, und diese Miete kommt nie wieder.
Leerstand frisst Miete
PROBLEM #04
OFFEN
Eigentümer und Beiräte erwarten Berichte, und jedes Update kostet Ihr Team Zeit, die es nicht hat. Ihre Verwaltungssoftware hilft bei der Kommunikation nicht.
Eigentümer wollen Updates
Das Problem ist nicht Ihr Team. Es ist der fehlende Prozess.
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Was Nichtstun kostet
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30'000 EUR pro Jahr
Nur 5 Tage längerer Leerstand pro Neuvermietung kosten bei 900 EUR Kaltmiete und 200 Neuvermietungen rund 30'000 EUR Miete pro Jahr. Dazu bindet der ungefilterte Anfrageberg täglich mehrere Mitarbeitende in Routine.
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So lösen wir das
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Die Prozessschicht, die Ihre Mailbox leert und den Leerstand verkürzt
Für Hausverwaltungen und Bestandshalter im DACH-Raum, die ihren Bestand ausbauen wollen, ohne im gleichen Tempo Personal aufzubauen. Wir ersetzen Ihre Verwaltungssoftware nicht, wir schliessen die Lücken drumherum: Triage, KI-Antworten, geführte Workflows.
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So funktioniert es
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Sie starten klein und risikoarm. Wir wachsen mit Ihrem Ergebnis.
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Workshop
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Base Layer
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Automation Layer
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KI Layer
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Portal
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Was Sie bekommen
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Konkrete Systeme, keine Konzepte.
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Base Layer: Ordnung im Posteingang
Zentrales Anfrage- und Ticketsystem für Mieter und Eigentümer. Saubere Objekt-, Einheiten- und Kontaktdaten plus dokumentierte SOPs für Schaden, Wiedervermietung und Eigentümerkommunikation. Angebunden an Ihre bestehende Verwaltungssoftware.
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Automation Layer: Routine läuft allein
Automatische Ticket-Triage und Priorisierung. Handwerker-Beauftragung und -Terminierung. Wiedervermietungs-Workflow von Inserat über Interessenten und Besichtigung bis Vertrag, dazu automatische Eigentümer-Updates. Umgesetzt mit Make und n8n.
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KI Layer: Antworten rund um die Uhr
KI beantwortet wiederkehrende Mieteranfragen 24/7, kategorisiert und priorisiert Schadensmeldungen automatisch, formuliert Eigentümerkommunikation vor und fasst laufende Vorgänge zusammen.
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Plattform: Mieter- und Eigentümerportal
Mieterportal für Anliegen, Dokumente und Status. Eigentümerportal mit Objekt-Kennzahlen und Vorgangsübersicht in Echtzeit, als eigene Plattform obenauf.
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ROI
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Rechnet sich das?
AUSGANGSLAGE
Eine Verwaltung mit 20 Mitarbeitenden betreut rund 2'500 Einheiten bei einer durchschnittlichen Kaltmiete von 900 EUR.
INVESTMENT
Workshop plus Base Layer plus Automation Layer über 9 bis 12 Monate: rund 30'000 bis 50'000 EUR netto. Danach ein Retainer von 1'000 bis 2'000 EUR pro Monat.
RETURN
Triage und KI-Beantwortung nehmen 30 bis 40 Prozent der Routineanfragen aus dem Team, das entspricht mehreren freigespielten Vollzeit-Äquivalenten. Dazu kürzerer Leerstand: 5 Tage weniger pro Neuvermietung sind bei 900 EUR Miete rund 150 EUR pro Einheit, über den Bestand ein fünfstelliger Jahresbetrag.
AMORTISATION
Amortisiert in 6 bis 10 Monaten.
Eine Schadensmeldung kommt rein
VORHER
Der Mieter ruft an oder mailt, die Meldung landet unsortiert im Sammelpostfach neben allen anderen Anfragen.
Jemand aus dem Team liest, kategorisiert und priorisiert von Hand, oft erst Stunden später.
Handwerker anrufen, auf Rückruf warten, Termin mit dem Mieter abstimmen, wieder anrufen.
Nachfassen, ob erledigt wurde, und den ganzen Vorgang manuell dokumentieren.
Der Eigentümer fragt nach, das Team sucht die Informationen erneut zusammen.
MIT SYSTEMLINK
Die Meldung wird automatisch kategorisiert, priorisiert und als Ticket angelegt.
Standardfragen beantwortet die KI sofort, echte Schäden gehen direkt an die richtige Person.
Handwerker-Beauftragung und Terminierung laufen als geführter Workflow, jeder Schritt dokumentiert.
Mieter und Eigentümer sehen den Status in Echtzeit, Ihr Team greift nur ein, wo Urteilsvermögen gefragt ist.
Besonders lohnend ab einigen hundert verwalteten Einheiten. Base und Automation Layer entfalten ihre Wirkung über 9 bis 12 Monate.
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Über systemlink
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Wir sind eine Schweizer Agentur mit DACH-Fokus und bauen Tracking-Infrastruktur, CRM-Systeme, Automatisierung und KI-Lösungen. Nicht als Berater mit Folien, sondern als Ingenieure: Wir bauen genau das seit Jahren, für uns selbst und für unsere Kunden.
Luka Jukic
CEO & System architect
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Häufige Fragen
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Die letzten Ja-aber-Gedanken.
Wir ergänzen, wir ersetzen nicht: Ihre Verwaltungssoftware bleibt der Kern, die Buchhaltung bleibt unangetastet.
Pilot statt Big Bang: Wir starten mit einer Objektgruppe oder einer Anfragekategorie, Sie sehen den Nutzen vor dem breiten Rollout.
DSGVO- und revDSG-konform: Mieterdaten werden datenschutzkonform verarbeitet, mit DACH-tauglichem Hosting.
Kein Lock-in: Wir bauen auf offenen Werkzeugen und binden Ihr Team ein, damit die Entlastung ankommt und bleibt.
Bringen Sie Ihre Verwaltung dazu, sich selbst abzuarbeiten
Kostenlos, 45 Minuten, konkrete Zahlen für Ihren Betrieb.
